เริ่มจากเล่าแผนให้ชัด ทีมจะได้จัดคนและเวลาได้ถูก งานประชุมหนึ่งจุดกับทริปหลายจังหวัดใช้การเตรียมต่างกันมาก
1. บอกว่าอยากให้ดูแลเรื่องไหน
แจ้งจำนวนคน วัน เวลา สถานที่ และกิจกรรมหลัก ถ้ามีเด็ก ผู้สูงอายุ หรือแขกต่างชาติ ให้บอกตั้งแต่ต้น
2. เลือกทีมที่รู้พื้นที่
คนที่คุ้นกับเส้นทาง จุดรับส่ง และทางเข้าออกช่วยลดเวลารอได้ ถ้าไปต่างจังหวัด ควรถามว่าทีมเคยทำงานในพื้นที่นั้นหรือไม่
3. เช็กขอบเขตงาน
งานต้องเป็นการดูแลความปลอดภัยที่ถูกกฎหมาย ไม่เกี่ยวกับการทวงหนี้ ข่มขู่ ควบคุมตัว หรือหลบเลี่ยงเจ้าหน้าที่
4. ถามเรื่องข้อมูลส่วนตัว
ช่วงขอราคายังไม่ควรต้องส่งเลขบัตร หนังสือเดินทาง หรือข้อมูลการเงิน ส่งเฉพาะข้อมูลที่ใช้จัดทีมก่อน
5. ขอราคาเป็นลายลักษณ์อักษร
ใบเสนอราคาควรมีชั่วโมงขั้นต่ำ ค่าเดินทาง ค่ารอ และอัตราเกินเวลา ถ้ามีรถหรือที่พัก ควรแยกรายการให้เห็น
6. เช็กภาษาที่ใช้
ถ้าลูกค้าใช้ภาษาอังกฤษหรือจีน ให้แจ้งก่อน ทีมจะได้จัดคนที่สื่อสารได้ตรงกัน
7. ยืนยันอีกครั้งก่อนวันงาน
เช็กจุดนัดพบ เวลา รถ และเบอร์ติดต่อหลัก ข้อมูลสั้น ๆ เหล่านี้ช่วยลดความสับสนในวันจริง
รายการที่ควรถาม
- ใครเป็นคนประสานงานหลัก
- ราคารวมค่าเดินทางและเวลารอหรือยัง
- ถ้าเลื่อนเวลา ต้องแจ้งล่วงหน้านานเท่าไร
- ทีมเก็บและลบข้อมูลลูกค้าอย่างไร